Quase todas as PMEs que conhecemos gerem a empresa em três ou quatro folhas de cálculo. Não é preguiça — é a ferramenta que estava à mão quando a empresa tinha duas pessoas. O problema é que a folha não cresce com a equipa.
Como saber que chegou o momento
Não é preciso um consultor. Se reconheces dois destes, chegou:
- Há um ficheiro chamado
clientes_v3_final_FINAL.xlsx. - Alguém pergunta «quem falou com este cliente?» e a resposta está no telemóvel de outra pessoa.
- As propostas saem em PDF e ninguém sabe se foram abertas.
- O saldo de férias calcula-se à mão em Janeiro.
O plano de uma semana
Dia 1 — Exporta, não limpes. A tentação é «limpar a folha antes de importar». Não faças isso. Exporta como está para CSV: contactos, empresas, leads. A limpeza faz-se depois, no sistema, com detecção de duplicados a ajudar.
Dia 2 — Decide as fases do pipeline. Este é o passo que demora. A tua coluna «Estado» tem 11 valores diferentes escritos de 5 maneiras. Reduz a 5 ou 6 fases: Novo, Contactado, Em negociação, Proposta enviada, Ganho, Perdido. Cada uma com uma probabilidade honesta.
Dia 3 — Importa e funde duplicados. Com as fases definidas, importa os contactos. O importador vai encontrar a mesma pessoa com dois emails. Decide o que fica.
Dia 4 — Liga o email. A partir do momento em que o email está ligado, a história de cada cliente começa a construir-se sozinha. Não precisas de migrar emails antigos — deixa-os no arquivo.
Dia 5 — Uma sessão com a equipa. Quarenta e cinco minutos, toda a gente, um caso real de cada um. Saem a usar.
O que não migrar
- Emails antigos. Ficam onde estão. O que interessa é o que acontece a partir de agora.
- Propostas antigas. Guarda os PDFs numa pasta. As novas fazem-se no sistema.
- Fórmulas de análise. Se fazes uma análise trimestral no Excel, continua a fazê-la — com dados exportados do sistema. O Excel é óptimo para analisar; é mau para operar.
O erro mais comum
Tentar migrar tudo antes de começar a usar. Ninguém termina. Migra o essencial (contactos, empresas, leads em curso) e começa. O resto vem atrás — ou não faz falta.
A folha guarda o estado. O sistema guarda a história. É essa a diferença que a equipa sente na primeira semana.